עלות מזון ועבודה
לייבור קוסט למסעדה: מתכננים כוח אדם לפי שעות ועומס
מספר העובדים במשמרת צריך להתאים למה שקורה בכל שעה ולתפקידים שצריך לאייש. מדד עלות העבודה עוזר לבדוק את התכנון, בתנאי שמבינים מה נכלל בעלות ומה עדיין חסר בנתונים.
מגדירים את העלות ואת המכירות שמשווים אליה
לייבור קוסט, או שיעור עלות העבודה, הוא עלות העבודה חלקי המכירות באותה תקופה, כפול מאה. קבעו אם העלות כוללת רק שכר בסיס או גם רכיבי מעסיק שהוגדרו. בדקו גם על איזה בסיס נמדדות המכירות, כדי שהשוואה בין ימים לא תערבב מספרים שונים.
ב־Jooule מודול עלות העבודה משווה תכנון לעבודה שנרשמה לפי יום ותפקיד, בהתאם לתעריפים ולרכיבי העלות שהוגדרו. תעריף חסר אינו הוכחה שהמשמרת זולה: הוא נתון שצריך להשלים. הצגת עלויות כפופה להרשאות, ואין צורך לחשוף שכר אישי לכל מי שעורך את הסידור.
דוגמה להמחשה: אותו סידור, אחוז עלות אחר
נניח שסך עלות העבודה שהוגדרה ליום הוא 2,400 ₪ והמכירות הצפויות לפני מס הן 10,000 ₪. שיעור העלות המתוכנן הוא 24%. אם בסוף היום המכירות היו 8,000 ₪ והעלות נשארה זהה, השיעור בפועל הוא 30%. אלה נתונים להמחשה בלבד, ללא המלצה ליעד מסוים.
העלייה באחוז אינה אומרת בהכרח שהצוות עבד יותר שעות. בדקו בנפרד את שינוי המכירות, שעות העבודה ותעריפי העובדים. ייתכן שהבעיה היא שעה חלשה באמצע היום, הזמנה גדולה שבוטלה או תכנון שהיה גבוה מהביקוש, וכל מצב דורש החלטה אחרת.
מתכננים כיסוי לכל תפקיד ובכל חלון זמן
חמישה עובדים אינם בהכרח הכיסוי הנכון אם כולם זמינים לשירות ואף אחד מהם אינו יכול לפתוח את הגריל. הגדירו תפקידי חובה וזמני הכנה, קבלת סחורה וסגירה לצד שעות הישיבה והמשלוחים. לאחר מכן בדקו כמה אנשים נדרשים לכל תפקיד לאורך היום.
ב־Jooule אפשר להיעזר בהיסטוריית פעילות ובהזמנות ידועות, עם כללי כיסוי שהמסעדה מגדירה. התוצאה היא בסיס לבדיקת הסידור בידי מנהל. היא תלויה בהיסטוריה ובכללים, ואינה מבטיחה חיזוי עונתי, מזג אוויר או שיבוץ אוטומטי מלא.
- יש אחראי לפתיחה, לקבלת סחורה ולסגירה, גם בשעות ללא מכירות.
- התפקידים הקריטיים מאוישים בזמן ההכנות ובשיא הסרוויס.
- זמינות עובדים ובקשות מאושרות נבדקו לפני פרסום הסידור.
- מנהל בדק אירועים חריגים שאינם מיוצגים בהיסטוריה.
בודקים אם יום ההשוואה באמת דומה
יום ראשון רגיל שונה מיום ראשון בחופשה, מערב חג או מיום שבו התקיימה הזמנה גדולה. השתמשו בהיסטוריה כדי לשאול שאלות: באילו שעות נוצר עומס, איזה ערוץ הביא אותו ואיפה הצוות נדרש להישאר מעבר לתכנון. הוסיפו להחלטה מידע מקומי שהמערכת אינה יודעת לבדה.
במסעדה חדשה, אחרי שינוי שעות או כשחסרים רישומי מכירות, בסיס ההשוואה חלש יותר. בדקו את מצב הנתונים לפני שמתייחסים לאומדן כאל תחזית. הגדירו כיסוי התחלתי שמבוסס על התפעול, ואז השוו אותו לתוצאות שנאספות ממשמרת למשמרת.
בודקים את המצב בזמן המשמרת עם ההקשר הנכון
מודול עלות העבודה מציג את העלות בזמן המשמרת ואומדנים להמשך היום כאשר יש נתונים מתאימים. בשעת הפתיחה מכירות נמוכות לצד צוות שכבר מכין את המקום יכולות ליצור אחוז גבוה. בדקו את היום המתוכנן ואת העבודה שנותרה לפני החלטה על שינוי.
אם העומס נמוך מהצפוי, עברו על הזמנות להמשך, הפסקות, הכנות וכיסוי מינימלי. החליטו מי מוסמך לשנות את הסידור ואיך מעדכנים את העובד. מדד עלות הוא כלי ניהולי; החלטות העסקה ותשלום דורשות בדיקה לפי תנאי העבודה והכללים החלים על העסק.
משווים סידור, נוכחות ותוצאה
בדקו בסיום התקופה שעות חסרות, החתמות שלא נסגרו ותיקונים שעדיין ממתינים. השוו את התכנון לזמן העבודה שנרשם בפועל, ואז חפשו דפוס שחוזר: תחנה שמתחילה מוקדם יותר בכל יום, עומס לקראת סגירה או חלון שבו שני תפקידים נדרשים במקביל.
ב־Jooule עובדים יכולים להגיש בקשות לתיקון שעות, והמנהלים בודקים אותן לפני השלמת הרישום. ייצוא נוכחות תומך בהכנת שכר בהתאם להיקף הנתמך; הוא אינו תשלום שכר או דיווח לרשויות. כשהנתונים מתוקנים, אפשר לתכנן את השבוע הבא על בסיס אמין יותר.
